Цели автоматизации:
Провести аудит бизнес-процессов предприятия с визуализацией на блок схемах, отражающий действительность работы организации для дальнейшей оптимизации и реализации в рамках проекта автоматизации.
Задачи автоматизации бизнес-процессов:
В задачи входит:
- Собеседование с ключевыми пользователями
Полученные результаты:
- Организационная структура
- Бизнес-процессы, укрупненная схема
- Дорожная карта проекта, разбитая на этапы.
ИТ Инфраструктура проекта
Программное обеспечение: Платформа Бухта
Используемые конфигурации: ERP
Бухта сервер – предварительно X лицензий установлены на сервере.
Смежные системы: ….
| 1 | Cервер баз данных | Windows Server 2016 Standard и выше | MSSQL – выделенный сервер. USB ключ защиты. |
| 2 | Cервер терминалов | Windows Server 2008 R2 и выше | |
| 3 | Рабочая станция | Windows 10 |
Организационная структура
| № | Подразделение/ Отдел | Краткое описание задаваемых вопросов |
| 1 | Руководство (АУП) | Название компании. Опишите основные цели и критерии их достижения в проекте внедрения системы управления предприятием. Опишите организационную структуру компании. Опишите, почему вас не устраивает существующая система. Какой бюджет может быть выделен на внедрение новых систем. Какие сроки установлены для завершения проекта автоматизации. Какие риски могут повлиять на выполнение проекта и как они могут быть минимизированы. Какие ресурсы доступны для обучения и поддержки сотрудников |
| 2 | Бухгалтерия (БУХ) | Нужен ли и возможен ли переход с существующей системы бухгалтерского учета в единую систему управления предприятием. Бухта (полноценный бухгалтерский учет с ежемесячным обновлением). Оцените количество сотрудников бухгалтерии. Оцените количество юридических лиц в группе компании и их системы отчетности (УСНО, ОСНО, ЕНВД, страховщики, и.т.д.). Оцените ежемесячное количество первичных документов в бухгалтерском учете. План счетов БУ. |
| 3 | Финансово-Экономический отдел (ФЭО) | Какие системы используются для учета и отчетности. Как организованы процессы управления финансами. Какие инструменты используются для анализа данных. Какие проблемы возникают в процессе работы с текущими системами. Какие виды отчетности необходимо генерировать регулярно. Какие данные нужно собирать и анализировать для принятия управленческих решений. Оцените количество сотрудников ФЭО. |
| 4 | Отдел продаж | Опишите карточку клиента, поля, необходимые связи и.т.д. Опишите схему общения с клиентом и регистрацию ее в системе учета занятости сотрудников. Опишите необходимые показатели оценки эффективности общения менеджеров с клиентами (количество продаж, звонки, клиентская база и.т.д.). Опишите бренды, представленные у вас в компании, и характеризуйте схожесть или различие в схемах поставок и продаж. Опишите этапы продажи, статусы договоров продаж, документооборот, расчетные схемы. На основании, каких показателей у вас формируется ЗП менеджеров по продажам. На основании, каких показателей вы оцениваете эффективность продаж. Опишите схемы предоставления скидок, акции. Привязка системы скидок к данным базы. Опишите схему получения денежных средств от клиентов. Опишите схему планирования поступления денежных средств. Оцените количество сотрудников отдела продаж. |
| 6 | Отдел снабжения | Опишите схему товародвижения. Опишите схему расчетов с поставщиком |
| 7 | Производство | Какие процессы могут быть автоматизированы. |
| 8 | ИТ | Опишите каналы связи между офисами и возможность удаленной работы нашими сотрудниками. Опишите количество, возможность использования и квалификацию ваших сотрудников (MS SQL, Visual Basic, Delphi, Fast Report 4). Опишите аппаратные средства, на которые может быть установлена платформа. Опишите клиентские рабочие станции. Оцените количество рабочих мест системы управления предприятием. Планируете ли вы использовать одну базу данных или настраивать репликации между офисами. Опишите платформы (программы), которые в настоящее время присутствуют в компании и из которых планируются загрузка данных. |
| Маркетинг | Опишите карточку клиента, критерии сегментирование клиентской базы. Опишите ключевые показатели расчета эффективности работы отдела маркетинга. Опишите способы маркетинговых воздействий и вариантов регистрации откликов на маркетинговые воздействия. Опишите систему проведения опросов. Опишите систему автоматического формирование задач по завершению определенных событий (обзвоны после тест драйва, посещения сервиса, и.т.д.). Оцените количество сотрудников отдела маркетинга. | |
| Кадры | Опишите варианты трудовых договоров. Опишите механизмы регистрации заявок на подбор персонала. Опишите схемы мотиваций и адаптации сотрудников и варианты их учета. Опишите зарплатные схемы компании. Опишите, какие основные показатели участвуют в формировании начислений. Оцените количество сотрудников отдела кадров. Оцените общее количество сотрудников компании. | |
| Склад | Опишите систему закупок, расчета потребностей. Опишите систему логистики склада (места хранения, топология склада, и.т.д.). Опишите систему резервирования, выдачи. Опишите систему формирования бухгалтерской и управленческой себестоимости. Оцените количество сотрудников склада. Оцените количество физических складов в компании. Оцените количество приходных накладных в день. |
План – график обследования
| № | Контур / Бизнес-процесс / Бизнес-функция / Участок | Подразделение/ Отдел | Этап | Краткое описание задаваемых вопросов |
| 1 | Постановочное собрание. Цели проекта. | 0 | Правила проведения обследования. Цели проекта. Обсуждения рамок и границ проекта. | |
| 2 | Учетная политика, параметры учета. Структура предприятия, направления деятельности. | БУХ; ФЭО | 1 | Настройка параметров учета, работа со справочниками, документами, списками и журналами документов, отчетами, ввод основных сведений о торговом предприятии (организации, физические лица, банковские счета, кассы, структура предприятия, склады предприятия), ввод сведений о номенклатурных позициях, деловых партнерах предприятия, документы ввода начальных остатков. Объемно-календарное планирование. |
| 3 | Управление торговлей. Система взаимоотношения с клиентами. Учет взаиморасчетов. CRM | Отдел продаж | 1 | Ввод справочников, формирование и обработка заказов клиентов, оплата заказов, документы оптовой и розничной продажи, эквайринговые операции, документы схемы анализ данных. Настройка правил ценообразования, назначение цен номенклатуры, формирование прайс-листа, назначение скидок (наценок). Система взаимоотношения с клиентами. CRM -система. |
| 4 | Управленческий учет и финансовая отчетность для руководства. Бюджетирование. Учет денежных средств. Учет взаиморасчетов. Контроль лимитов платежей. Казначейство. | БУХ; ФЭО | 2 | Управленческий учет. Финансовый учет. Отчетность для руководства. Бюджетирование. Операции, отражаемые только в управленческом учете. Учет наличных и безналичных денежных средств, эквайринговые операции, расчеты с подотчетными лицами, учет расчетов по кредитам и займам, анализ данных. Учет операций в валюте. Заявки на расходование ДС, контроль лимитов. Планирование бюджета на предстоящий период (формирование заявок в годовой/месячный бюджет; согласование). Утверждение бюджета на предстоящий период. Исполнение бюджета (формирование бюджетных/внебюджетных заявок на оплату) План-факт анализ. |
| 5 | Управление закупками. Учет взаиморасчетов. | Отдел снабжения | 2 | Ввод справочников, соглашения, регистрация цен поставщиков, формирование и обработка заказов поставщикам, оплата заказов, документы поступления, анализ данных. |
| 6 | Управление складом. | Отдел продаж; Отдел снабжения | 2 | Ввод справочников, перемещение ТМЦ, складская инвентаризация, списание ТМЦ, оприходование ТМЦ, пересортица, сборка (разборка), анализ данных. Топология склада. Особенности размещения, хранения и отбора товаров. Сроки годности, документооборот, используемая складская техника и оборудование, кол-во персонала и складских операций, распределение заданий по сотрудникам, формирование очереди заданий. Комплектация партий выдачи |
| 7 | Производство. Управление структурой изделий. | Производство | 3 | Рабочие центры и Виды рабочих центров, ресурсные спецификации, маршрутные карты, технологические операции, этапы производства |
| 8 | Производство. Оперативное планирование производства. Управление ремонтами. | Производство | 3 | Производственные операции. Выпуск, списание затрат на выпуск продукции, выработка сотрудников. Прямые и косвенные затраты. Незавершенное производство. Оперативное планирование производства. Управление ремонтами. |
| 9 | Регламентированная отчетность. Налоговый учет. | БУХ | 4 | Формирование финансовых результатов, управленческая отчетность, контроль и анализ хозяйственной деятельности. Налоговая отчетность. Различия бухгалтерского и налогового учета. Операции, отражаемые только в регламентированном учете. |
| 10 | Учет затрат и формирование себестоимости. Учет внеоборотных активов и ТМЦ в эксплуатации | БУХ; ФЭО | 4 | Справочники, статьи расходов, статьи калькуляции, регистрация и распределение затрат, выполнение операций по закрытию месяца, анализ данных. Документы по ОС и НМА, документы по ТМЦ в эксплуатации, анализ данных. |
| 11 | Интеграция с оборудованием и другими системами. Централизация ввода. | Производство | 4 | Миграция данных и обмен информацией между системами. |
| 12 | Перенос данных из исторической системы | ИТ | 1-4 | Первоначальная загрузка данных. Функционал переноса остатков, взаиморасчетов, ОС, НМА, РБП…. Функционал обмена справочниками, остатков по счетам учета. Контроль и регистрация выгружаемых данных. |
