Сервис подписания документов ФГИС ЕСИА

О Сервисе

Для чего нужен SignNet

Авторизуйте проверенных ЕСИА подписантов (ФИО, СНИЛС, ИНН, адрес регистрации, паспорт, ЮЛ), подставляйте их данные с помощью удобных дескрипторов;
Формируйте документы по шаблонам или загружайте готовые из файлов;
Создавайте неквалифицированную электронную подпись, действующую в рамках сервиса.
Подписывайте юридически значимые документы с физическими лицами и компаниями.

Как происходит авторизация в сервисе?

Минкомсвязь России в рамках инфраструктуры электронного правительства создала и развивает Единую систему идентификации и аутентификации (ФГИС ЕСИА), цель которой — упорядочить и централизовать процессы регистрации, идентификации, аутентификации и авторизации пользователей. Наш сервис использует ЕСИА в качестве системы авторизации в сервисе.

ФГИС ЕСИА предоставляет информационным системам решение по достоверной идентификации пользователей (физических и юридических лиц, органов государственной власти). Достоверность достигается за счет того, что:

регистрация лица в ЕСИА сопряжена с проверкой значимых для удостоверения личности критериев;
ЕСИА обеспечивает защиту размещённой в ней информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

На подтвержденного пользователя ЕСИА, по данным из профиля (ФИО, адрес, СНИЛС, паспорт) сервисом выпускается неквалифицированная электронная подпись, действующая в рамках рамках сервиса.

Какие документы можно формировать в сервисе?

При соблюдении определённых условий неквалифицированная электронная подпись может приравнивать электронные документы к бумажным и использоваться для всех видов правовых отношений, установленных действующим законодательством.

Для признания юридической значимости неквалифицированной электронной подписи необходимо провести ряд дополнительных мероприятий — таких как, заключить дополнительное соглашение между участниками документооборота или закрепить равнозначность квалифицированной и неквалифицированной ЭЦП отдельным нормативно-правовым актом или в подписываемом документе. Важно понимать, что в случае судебных разбирательств главным доказательством будет именно соглашение, и если пренебречь важностью документа, спор решится не в вашу пользу.

Для документооборота между физическими лицами:

Договоры оказания услуг;
Соглашения;
Акты.

Для внутреннего документооборота компании:

Кадровые документы;
Внутренние документы.

Как работает сервис?

Пользователь проходит регистрацию через ЕСИА, на пользователя автоматически создается облачная электронная подпись (НЭП);
Инициатор создает шаблон документа. По шаблону или загрузкой файла создает документ и отправляете его на подписание (e-mail и sms);
Подписант получает ссылку на документ, проходит авторизацию, подписывает документ подтверждая операцию по SMS;
После подписания документа обеими сторонами мы предоставляем доступ к документу и храним его на наших серверах. Подписанный документ можно распечатать с сертификатом онлайн-подписи.

Базовый функционал сервиса

Личный кабинет

Подпись

Выпуск неквалифицированной электронной подписи
Хранение подписи
Отзыв подписи
Верификация подписи

Электронные документы

Хранение электронных документов. Все электронные документы, поступившие в сервис или исходящие от сервиса, подписанные электронной подписью участников, хранятся в течение сроков, установленных для документов соответствующего вида, но не менее пяти лет.

Учет электронных документов осуществляется путем ведения электронных журналов учета поступающих и исходящих электронных документов, подписанных электронной подписью участников сервиса.

Проверка подлинности электронного документа. Включает в себя проверку соответствия электронного документа требованиям законодательства к содержанию электронного документа и его формату, проверку подлинности электронной подписи, проверку полномочий физического лица, подписавшего электронный документ в случаях, когда электронный документ составлен от имени юридического лица.

Формирование печатной формы электронного долкумента включающего штамп электронной подписи.

Шаблоны электронных документов

Как можно использовать сервис?

Облачный сервис, все документы и выданные подписи хранятся на нашем сервере;
Локальный сервис внутри корпоративной сети.

Являются ли документы подписаныые в сервисе юридически значимыми

Для подписания документов мы используем неквалифицированную электронную подпись, которая позволяет определить подписанта и подтвердить неизменность документа. п. 1 ст. 160 Гражданского кодекса РФ

Письменная форма сделки считается соблюденной также в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки, при этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю.

Федеральный закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет неквалифицированную электронную подпись как подпись, которая:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
создается с использованием средств электронной подписи.

Цифровые подписи меняют способ нашей работы. Присоединяйтесь к нам в этой миссии, чтобы заново изобрести концепцию подписей документов и воспользоваться новыми возможностями для бизнеса! Функция, которую вы в конечном итоге используете в нашем продукте, – это результат сотен коллективных человеко-часов, которые вы тратите, возвращаясь к проектной доске, и этот процесс происходит даже тогда, когда вы читаете эту страницу. Мы считаем, что поддержание клиентов счастливыми-это не просто внедрение новейших и величайших технологических разработок, но и подстраивание их до уровня, соответствующего вашему повседневному использованию.

Способы авторизации и аутентификации пользователей

Единая система идентификации и аутентификации (ЕСИА Тестовый сервер)

Полная авторизация и аутентификация физического лица включая список организаций пользователя.

СберID

Полная аутентификация физического лица, для аутентификации как юридического лица нужны дополнительные действия.

Google

Авторизация пользователя (EMail), для аутентификации пользователя физического и юридического лица нужны дополнительные действия.

Facebook

Идентификация по документам

Идентификация по документам – это один из способов идентификации аккаунта. Идентифицируя аккаунт, вы подтверждаете честные намерения работы с сервисом.

Проверка данных на достоверность и актуальность производится с помощью общедоступных официальных ресурсов.

Для проверки физического лица необходимо будет предоставить копию паспорта.

Дополнительно для ИП:

Номер и скан-копия ОГРН ИП или Лист записи в ЕГРЮЛ по форме № Р60009.
Скан-копия ИНН

Дополнительно для ЮЛ:

Скан-копия ОГРН или Лист записи в ЕГРЮЛ по форме № Р50007
Скан-копия ИНН

Шаблоны и дескрипторы документов

При формировании документов по шаблону вы можете использовать дискипторы данных:

#Дата – подставляет в текст дату создания документа
#Сторона1 – реквизиты стороны договора
#Сторона2 – реквизиты стороны договора
#Подпись – штамп электронной подписи
#Реквизиты – банковские реквизиты Арендодателя для перечисления денежных средств.
#Объект – адрес объекта аренды
#Оборудование – перечень имущества на объекте
#Начало – дата начала аренды
#Окончание – дата окончания аренды
#Дней – количество дней аренды
#Сумма – общая стоимость за период аренды
#Время – время проведении операции подписания документа

Электронный документооборот в аренде недвижимости

SignNet был создан, чтобы сделать цифровую подпись безопасной, простой и доступной для всех. Сервис дает пользователям возможность выполнять наиболее распостраненые операции с электронной цифровой подписью в сфере посуточной аренды нежвижимости. Независимо от того, являетесь ли вы начинающим основателем стартапа, владельцем малого бизнеса или даже процветающей историей успеха, мы хотим дать всем равную возможность начать с инструментов, которые позволят вам бесстрашно расти в совершенно новом цифровом мире.

Какие документы можно подписывать

Соглашение о применении электронного документооборота
Договор найма жилого помещения
Акт приема-передачи квартиры
Перечень передаваемого имущества
Расписка о получении денежных средств
Соглашение о расторжении договора найма жилого помещения
Акт возврата квартиры

Как узаконить

Для признания юридической значимости подписанных документов неквалифицированной электронной подписи необходимо провести ряд дополнительных мероприятий — таких как, заключить дополнительное соглашение между участниками документооборота или закрепить равнозначность квалифицированной и неквалифицированной ЭЦП в подписываемом документе. Важно понимать, что в случае судебных разбирательств главным доказательством будет именно соглашение, и если пренебречь важностью документа, спор решится не в вашу пользу.

Пример пункта договора:
x.x. Информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью Заказчиком в Личном кабинете клиента Сервиса SignNet(https://signnet.ru), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью Заказчика, как это определено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Внутренний электронный документооборот компании с физическими лицами

Какие документы можно подписывать

Кадровый электронный документооборот

Закон разрешает 80% кадровых документов вести в электронном виде с использованием НЭП.

Должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда;
Отпуска и графики отпусков;
Служебные командировки;
Приказы о переводы и изменение условий труда.

Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации в срок до 1 июля 2020 г. разрабатывает и направляет в Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации предложения по реализации эксперимента в части обеспечения возможности использования неквалифицированной электронной подписи при подписании документов, возникающих в рамках трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по организации труда и управлению трудом; трудоустройству; подготовке и дополнительному профессиональному образованию работников; социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений, а также обеспечивает внесение необходимых изменений в правовые акты и обеспечивает возможность использования неквалифицированной электронной подписи при подписании документов, возникающих в рамках трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений по организации труда и управлению трудом; трудоустройству; подготовке и дополнительному профессиональному образованию работников; социальному партнерству, ведению коллективных переговоров, заключению коллективных договоров и соглашений.

Внутренние документы для легализации ЭДО

Соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи в корпоративной информационной системе клиента

Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП). Положение об ЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. В документе описывается какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.
Соглашение с работниками по использованию НЭП. Описывает в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования НЭП, обязанности работника и работодателя сохранности подписи.

Приказ Минтруда России от 14.05.2020 N 240н “Об утверждении Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой” (Зарегистрировано в Минюсте России 17.06.2020 N 58674)

Минтруда России проводит эксперимент по использованию отдельными работодателями и работниками в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись (далее соответственно – эксперимент, электронные документы, связанные с работой), и осуществить оценку эффективности и результативности эксперимента.

Эксперимент предполагает при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений с использованием системы “Работа в России” использование усиленной квалифицированная электронная подпись работодателя и простой электронная подписи работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленными Правительством Российской Федерации.

Заявление
Согласие
Предложение
Соглашение
Коллективный договор
Обращение
Отказ
Трудовой договор
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу
Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора
Требование
Приглашение
Предупреждение
Приказ (распоряжение) работодателя о прекращении трудового договора
Просьба
Уведомление
Сообщение
Локальный нормативный акт
График отпусков
График сменности
График работы на вахте
Отдельное соглашение к трудовому договору
Ознакомление
Распоряжение
Мотивированный письменный отказ
Извещение
Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
Ученический договор
Письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности
Объяснение
Обязательство

и другие в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации

Юридическая справка

Какими федеральными законами регулируется порядок использования электронной подписи

Действующее законодательство предоставляет возможность физическим и юридическим лицам обмениваться электронными документами.

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ). Для придания юридической силы электронный документ должен быть заверен электронно-цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица.

Федеральный закон об ЭЦП дает следующее определение электронной подписи: электронная форма информации, присоединенная к другой информации (подписываемому документу) или связанная с ней иным образом, которая используется для определения уполномоченного лица, подписавшего документ.

Единого закона об использовании ЭЦП с описанием всех возможных документов и сделок в РФ нет. Алгоритм получения и использования ключей ЭЦП описывает федеральный закон об электронной цифровой подписи от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Порядок использования ЭЦП различными организациями при подписании деклараций, первичной документации, контрактов и т. д. закреплен в соответствующих законодательных актах.

О ЕСИА

Единая система идентификации и аутентификации (ФГИС ЕСИА)

Созданная Минкомсвязью России ФГИС ЕСИА: Предоставляет информационным системам органов государственной власти решение по достоверной идентификации пользователей (физических и юридических лиц, органов государственной власти). Достоверность достигается за счет того, что: регистрация лица в ЕСИА сопряжена с проверкой значимых для удостоверения личности критериев; ЕСИА обеспечивает защиту размещённой в ней информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Является ориентированной на пользователя и предоставляет возможности: идентификации и аутентификации с использованием единой учетной записи и широкого спектра поддерживаемых методов аутентификации при доступе к различным информационным системам органов государственной власти; управления своими персональными данными, размещенными в ЕСИА, и контроля над их предоставлением в информационные системы органов государственной власти.

Основные функциональные возможности ЕСИА идентификация и аутентификация пользователей, в том числе:

однократная аутентификация, которая дает пользователям ЕСИА следующее преимущество: пройдя процедуру идентификации и аутентификации в ЕСИА, пользователь может в течение одного сеанса работы обращаться к любым информационным системам, использующим ЕСИА, при этом повторная идентификация и аутентификация не требуется;
поддержка различных методов аутентификации: по паролю, по электронной подписи, а также двухфакторная аутентификация (по постоянному паролю и одноразовому паролю, высылаемому в виде sms-сообщения);
поддержка уровней достоверности идентификации пользователя (упрощённая учетная запись, стандартная учетная запись, подтвержденная учетная запись). ведение идентификационных данных, а именно – ведение регистров физических, юридических лиц, органов и организаций, должностных лиц органов и организаций и информационных систем;
авторизация уполномоченных лиц органов государственной власти при доступе к следующим функциям ЕСИА: ведение регистра должностных лиц органов власти в ЕСИА;
ведение справочника полномочий в отношении информационной системы и предоставление пользователям ЕСИА (зарегистрированным в ЕСИА как должностные лица) полномочий по доступу к ресурсам систем, зарегистрированным в ЕСИА;
делегирование вышеуказанных полномочий уполномоченным лицам нижестоящих органов государственной власти.
ведение и предоставление информации о полномочиях пользователей в отношении информационных систем, зарегистрированных в ЕСИА.